Mua lại cửa hàng thực phẩm cần những giấy tờ gì?

Mua lại một cửa hàng thực phẩm đang hoạt động là phương án được nhiều người lựa chọn vì có thể tận dụng ngay mặt bằng, lượng khách hàng, hệ thống nhà cung cấp, thương hiệu và hàng hóa sẵn có. Tuy nhiên, việc mua lại cửa hàng thực phẩm không đơn giản chỉ là ký hợp đồng, thanh toán tiền và tiếp tục bán hàng.

Người mua cần kiểm tra nhiều loại giấy tờ liên quan đến đăng ký kinh doanh, an toàn thực phẩm, nguồn gốc hàng hóa, hóa đơn chứng từ, mặt bằng, thuế, công nợ và các giấy phép chuyên ngành. Nếu bỏ qua bước kiểm tra pháp lý, người mua có thể phải tiếp nhận một cửa hàng có hàng hóa không đủ hồ sơ, công nợ chưa xử lý hoặc điều kiện an toàn thực phẩm không đáp ứng quy định.

1. Trước tiên phải xác định mua “cửa hàng” hay mua “hộ kinh doanh”

Đây là vấn đề rất quan trọng.

Nếu người mua chỉ mua tài sản của cửa hàng, chẳng hạn như tủ lạnh, kệ, máy móc, hàng hóa, biển hiệu, tên thương mại hoặc quyền thuê mặt bằng, thì người mua không đương nhiên trở thành chủ hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp của người bán.

Người mua cần đăng ký hình thức kinh doanh phù hợp với hoạt động thực tế.

Trường hợp mua lại hộ kinh doanh, pháp luật hiện hành có quy định thủ tục thay đổi chủ hộ. Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ đối với trường hợp bán hộ kinh doanh có thể bao gồm thông báo thay đổi chủ hộ và hợp đồng mua bán hoặc giấy tờ chứng minh hoàn tất việc mua bán.

Do đó, trước khi đặt cọc, cần xác định chính xác đối tượng giao dịch là tài sản của cửa hàng, hộ kinh doanh hay doanh nghiệp.

2. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Đây là giấy tờ đầu tiên cần yêu cầu bên bán cung cấp.

Người mua nên kiểm tra:

Tên hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp;
Mã số doanh nghiệp/mã số hộ kinh doanh;
Người đại diện hoặc chủ hộ;
Địa chỉ đăng ký;
Ngành, nghề kinh doanh;
Tình trạng hoạt động;
Thông tin thay đổi đăng ký gần đây.

Đối với hộ kinh doanh, Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đồng thời là giấy chứng nhận đăng ký thuế; tuy nhiên, giấy này không phải là “giấy phép kinh doanh” đối với mọi hoạt động có điều kiện. Nếu hoạt động thuộc ngành, nghề kinh doanh có điều kiện thì cơ sở vẫn phải đáp ứng các điều kiện tương ứng.

3. Giấy tờ về an toàn thực phẩm

Đây là nhóm giấy tờ đặc biệt quan trọng khi mua cửa hàng thực phẩm.

Theo Luật An toàn thực phẩm, cơ sở thuộc diện phải có Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm phải đáp ứng điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị, con người và phải có đăng ký ngành, nghề kinh doanh thực phẩm.

Vì vậy, người mua cần yêu cầu bên bán cung cấp:

Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm nếu thuộc diện phải cấp;
Hồ sơ thẩm định/cấp giấy;
Các giấy tờ liên quan đến điều kiện cơ sở;
Hồ sơ của người trực tiếp kinh doanh thực phẩm theo quy định áp dụng;
Các giấy tờ chuyên ngành khác nếu cửa hàng kinh doanh nhóm thực phẩm đặc thù.

Tuy nhiên, không phải mọi cửa hàng thực phẩm đều bắt buộc phải có Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm. Nghị định 15/2018/NĐ-CP quy định các trường hợp không thuộc diện cấp và các điều kiện quản lý tương ứng. Vì vậy, phải xác định loại hình kinh doanh cụ thể trước khi kết luận cửa hàng có bắt buộc phải có giấy này hay không.

4. Kiểm tra nguồn gốc hàng hóa

Đây có thể là phần quan trọng nhất khi mua lại cửa hàng.

Người mua nên yêu cầu lập danh sách toàn bộ hàng hóa tồn kho và kiểm tra:

Tên sản phẩm;
Nhà sản xuất;
Nhà cung cấp;
Nguồn gốc xuất xứ;
Ngày sản xuất;
Hạn sử dụng;
Số lô;
Nhãn hàng hóa;
Hóa đơn, chứng từ;
Hồ sơ công bố hoặc tự công bố sản phẩm nếu thuộc trường hợp phải thực hiện;
Hồ sơ kiểm nghiệm hoặc giấy tờ liên quan nếu pháp luật yêu cầu.

Luật An toàn thực phẩm đặt ra yêu cầu về truy xuất nguồn gốc và lưu giữ thông tin liên quan đến nguyên liệu, thực phẩm trong nhiều trường hợp.

Không nên chỉ kiểm tra “hàng còn hạn sử dụng” mà bỏ qua câu hỏi quan trọng hơn: hàng hóa có nguồn gốc hợp pháp hay không?

5. Hóa đơn, chứng từ mua hàng

Một cửa hàng có thể có lượng hàng tồn kho rất lớn nhưng giá trị thực tế lại thấp nếu hàng hóa không có chứng từ hợp lệ.

Do đó, người mua nên yêu cầu:

Hóa đơn mua hàng;
Phiếu nhập kho;
Hợp đồng với nhà cung cấp;
Chứng từ thanh toán;
Hồ sơ nguồn gốc đối với hàng nhập khẩu;
Chứng từ liên quan đến từng nhóm hàng đặc thù.

Đặc biệt cần thận trọng với các loại thực phẩm được quảng cáo là hàng nhập khẩu, hàng xách tay, hàng hữu cơ, thực phẩm chức năng hoặc sản phẩm có công dụng đặc biệt.

Không nên đưa toàn bộ giá trị hàng hóa vào giá mua cửa hàng trước khi kiểm tra hồ sơ.

6. Hồ sơ công bố hoặc tự công bố sản phẩm

Đối với một số nhóm thực phẩm, pháp luật quy định cơ chế tự công bố sản phẩm hoặc đăng ký bản công bố sản phẩm tùy loại sản phẩm.

Vì vậy, nếu cửa hàng bán nhiều sản phẩm đóng gói, thực phẩm chế biến, thực phẩm bảo vệ sức khỏe hoặc nhóm sản phẩm đặc thù, cần kiểm tra hồ sơ tương ứng.

Người mua cần xác định:

Ai là tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về sản phẩm?

Không nên mặc định rằng chỉ cần cửa hàng đang bán sản phẩm thì người mua có thể tiếp tục sử dụng toàn bộ hồ sơ của chủ cũ.

7. Hợp đồng thuê mặt bằng

Nếu giá trị cửa hàng phụ thuộc nhiều vào vị trí, hợp đồng thuê mặt bằng phải được kiểm tra trước khi ký hợp đồng mua bán.

Cần kiểm tra:

Người đứng tên hợp đồng thuê;
Thời hạn thuê;
Tiền thuê;
Tiền đặt cọc;
Điều khoản gia hạn;
Điều khoản chuyển giao;
Quyền sử dụng biển hiệu;
Nghĩa vụ thanh toán còn tồn đọng;
Sự đồng ý của chủ nhà đối với việc chuyển giao.

Một sai lầm phổ biến là người mua trả tiền cho chủ cửa hàng nhưng sau đó chủ nhà không đồng ý cho tiếp tục thuê mặt bằng.

Vì vậy, tốt nhất nên có văn bản xác nhận hoặc hợp đồng mới với chủ mặt bằng nếu giao dịch có chuyển giao quyền thuê.

8. Kiểm tra nghĩa vụ thuế và công nợ

Trước khi nhận cửa hàng, cần kiểm tra:

Thuế còn phải nộp;
Tiền chậm nộp;
Các khoản phạt;
Công nợ nhà cung cấp;
Tiền thuê mặt bằng;
Tiền điện, nước;
Tiền lương người lao động;
Các khoản vay;
Hợp đồng mua hàng chưa thanh toán.

Nếu mua cả doanh nghiệp thay vì chỉ mua tài sản, việc thẩm định công nợ càng quan trọng vì người mua có thể tiếp nhận cả một hoạt động kinh doanh đang tồn tại với nhiều quyền và nghĩa vụ.

9. Kiểm tra giấy tờ đối với từng loại thực phẩm

Không phải cửa hàng thực phẩm nào cũng có cùng yêu cầu pháp lý.

Ví dụ, cửa hàng có thể kinh doanh:

Thực phẩm đóng gói: cần chú ý nhãn hàng hóa, nguồn gốc, hạn sử dụng và hồ sơ sản phẩm.

Thực phẩm tươi sống: cần chú ý nguồn gốc, điều kiện bảo quản và các yêu cầu an toàn thực phẩm liên quan.

Thực phẩm chế biến tại chỗ: cần kiểm tra thêm điều kiện cơ sở, quy trình chế biến và yêu cầu an toàn thực phẩm.

Thực phẩm chức năng/thực phẩm bảo vệ sức khỏe: cần kiểm tra kỹ hồ sơ công bố, nhãn và điều kiện kinh doanh liên quan.

Rượu, bia và các sản phẩm thuộc ngành nghề có điều kiện: cần kiểm tra thêm giấy phép hoặc điều kiện chuyên ngành tương ứng nếu thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu.

Vì vậy, không thể sử dụng một “bộ giấy tờ chung” cho mọi cửa hàng thực phẩm.

10. Checklist giấy tờ cần kiểm tra trước khi mua

Người mua nên yêu cầu bên bán cung cấp tối thiểu:

1. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh.

2. Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hoặc thuê mặt bằng.

3. Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm nếu thuộc diện phải cấp.

4. Hồ sơ công bố/tự công bố sản phẩm đối với các sản phẩm thuộc diện áp dụng.

5. Hóa đơn, chứng từ chứng minh nguồn gốc hàng hóa.

6. Danh sách toàn bộ hàng tồn kho.

7. Hồ sơ nhà cung cấp.

8. Hồ sơ thuế và công nợ.

9. Hợp đồng lao động và các nghĩa vụ liên quan nếu tiếp nhận nhân viên.

10. Hồ sơ thương hiệu, website, fanpage, tài khoản bán hàng nếu những tài sản này nằm trong giao dịch.

11. Hợp đồng mua bán cần quy định những gì?

Hợp đồng nên ghi rõ mua những gì và không mua những gì.

Đặc biệt cần quy định:

Danh mục tài sản;
Danh mục hàng hóa;
Giá trị hàng tồn kho;
Công nợ trước ngày bàn giao;
Nghĩa vụ thuế;
Trách nhiệm đối với hàng hóa vi phạm;
Tình trạng giấy phép;
Quyền thuê mặt bằng;
Thương hiệu;
Website và tài khoản bán hàng;
Thời điểm bàn giao;
Trách nhiệm nếu phát hiện hàng giả, hàng không rõ nguồn gốc hoặc hồ sơ không hợp lệ.

Điều khoản về trách nhiệm của người bán đối với các vi phạm phát sinh trước thời điểm bàn giao đặc biệt quan trọng.

Kết luận

Mua lại cửa hàng thực phẩm có thể giúp người mua nhanh chóng bắt đầu kinh doanh, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu chỉ quan tâm đến doanh thu, lượng khách và hàng tồn kho.

Trước khi đặt cọc, cần kiểm tra ít nhất giấy đăng ký kinh doanh, hồ sơ an toàn thực phẩm, nguồn gốc hàng hóa, hóa đơn chứng từ, hồ sơ công bố sản phẩm, hợp đồng thuê mặt bằng, thuế, công nợ và các giấy phép chuyên ngành.

Quan trọng nhất, hãy xác định rõ mình đang mua tài sản của cửa hàng, mua hộ kinh doanh hay mua doanh nghiệp. Ba hình thức này không hoàn toàn giống nhau về quyền, nghĩa vụ và thủ tục pháp lý.

Nếu giá trị giao dịch lớn, người mua nên thực hiện thẩm định pháp lý trước khi ký hợp đồng và thanh toán, đặc biệt đối với cửa hàng có kho hàng lớn, nhiều nhà cung cấp hoặc kinh doanh các nhóm thực phẩm có điều kiện. Việc kiểm tra trước khi mua thường giúp hạn chế rủi ro tốt hơn rất nhiều so với việc xử lý tranh chấp sau khi đã nhận cửa hàng.